Når konferanserommet vert feil

Du kjenner deg kanskje att? Du sit i eit møte og høyrer orda, men dei når deg ikkje heilt. Det handlar sjeldan om vilje. Det handlar om at hovudet er fullt og merksemda er svekka. Her fortel me om ei oppleving me hadde over to dagar saman med ei leiargruppe som minna oss om kor mykje omgjevnadane betyr.

To dagar borte frå møterommet

Me har alle vore der. Det same møterommet, dei same stolane, telefonen som vibrerer i lomma. Agendaen er full, og tankane er allereie over på neste møte du ikkje har rukke å førebu deg til.

Det var nettopp dette me ville bort frå då me planla samlinga med leiargruppa. Oppdraget var tydeleg. «Fasiliter ein prosess der formålet er å finna fram til ei ny strategisk retning for organisasjonen». Heldigvis har me nok erfaring til å forstå at det ikkje kom til å skje mellom to andre møter ein vanleg tysdag.

Difor reiste me ut i naturen. To dagar. Vekk frå dei faste omgjevnadane og dei kjente rammene.  Naturen er det elementet som tilfører noko ekstra. Det er vår «hemmelege» ingrediens når me treng den. Difor stolte me på at den kom til å innfri forventingane denne gangen også.

Meir enn ei ny retning?

Ganske fort såg me at noko skjedde med samtalane mellom deltakarane. Dei fekk tid og ro til å tenkja og reflektera på eiga hand, og me såg leiarar som lytta for å forstå, ikkje berre for å svara og argumentera for sine perspektiv og meiningar. Me såg personar som var nysgjerrige på kvarandre, og hadde mot til å spørja der dei ikkje forstod eller ville vite meir.

Me såg at tankane fekk meir plass til å forma verkelegheita om kva som allereie fungerte bra, og draumar om kva som kunne bli om dei lukkast med den retninga dei skapte saman. Sjølv på slutten av dagen var gruppa meir til stades og meir påkobla enn forventa. Det som betydde mest, vart tydeleg. Dei klarte å prioritera og teikna eit felles framtidsbilete.  

Resultatet frå samlinga vart meir enn berre ein plan og eit retning. Gjennom å vere nysgjerrige, lytta, dela og sjå kvarandre på ein ny måte, skapte dei også sterkare relasjonar og tillit i gruppa.  

Kvifor vart det slik?

Det me og deltakarane opplevde desse dagane skuldast fleire faktorar, men i Evoka trur me at noko av det viktigaste kan koblast til dei to teoriane Attention Restoration Theory (ART) og Stress Reduction Theory (SRT). 

ART kjem frå miljøpsykologane Rachel og Stephen Kaplan. Dei seier at evna vår til å vere fokusert er avgrensa, og at arbeid som krev høg grad av fokus svekkjer den kognitive kapasiteten og gjere den sårbar for overbelastning. For å gjenvinna kapasiteten kan me oppsøkja omgjevnadar som har nokre spesielle eigenskapar:

Å vera borte og skapa ei distanse (fysisk eller mentalt) frå krevjande omgjevnadar. Det handlar ikkje om å reisa langt. Det viktigaste er at tankane får avstand til gjeremålslista, e-posten og dei faste rutinane.

Mjuk fascinasjon der blikket kan kvila på noko som fangar merksemda di utan å krevja noko, som skog, fjell eller vatn. Kaplan skil mellom mjuk og sterk fascinasjon. Ein spennande film eller ein fotballkamp held også på merksemda, men fyller hovudet heilt. Skyer som driv forbi eller blad som rører seg i vinden, gjev derimot rom for å tenkja og reflektera samstundes.

Utstrekning der staden kjennest heil, som ei eiga lita verd. Han har nok innhald til å oppta tankane, og delane heng saman slik at det er lett å finna seg til rette. Då kan du vera der ei stund utan at merksemda må jobba for å halda oversikt.

Samsvar med at staden passar med det du er der for å gjera, og med det du har lyst til. Når omgjevnadane støttar formålet, treng du ikkje bruka krefter på å tilpassa deg. Då kan merksemda gå til det som betyr noko.

Når me utarbeida design for prosessen til denne samlinga la me opp til at den skulle romma alle fire elementa, og me var bevisst på at desse elementa kunne forsterka kvarandre om me klarte å gjere det rett.

Kvifor er dette viktig i denne samanhengen?

Tenk på ein dag der du var sliten. Kanskje var du kortare i svara enn du ville. Kanskje avbraut du nokon du eigentleg ville høyra på. Stephen Kaplan skildra nettopp dette. Når merksemda er tappa, vert me lettare irritable og mindre tolmodige.

Difor handlar god kommunikasjon om meir enn kva me seier. Det handlar om kor mykje me har å gje. Med overskot vert det lettare å:

•  lytta, og verkeleg vera nysgjerrig på den andre

•  sjå det som fungerer, ikkje berre det som skurrar

•  tenkja nytt og våga å drøyma

•  kjenna kva som betyr mest

Strategiarbeid krev alt dette. Rammene og omgjevnadane vert ikkje berre kulisser, men ein integrert del av prosessen.

Ro i kroppen gjer det lettare å møtast

Har du tenkt over og kjent på at skuldrene senkar seg når du kjem ut, og pusten vert rolegare? Roger Ulrich sin stressreduksjonsteori (SRT) forklarer kvifor.

SRT vart utvikla av den amerikanske forskaren Roger Ulrich på 1980-talet. Teorien seier at naturlege omgjevnadar kan gje ein rask og automatisk reaksjon i kroppen og kjenslene. Reaksjonen kjem før me rekk å tenkja over kva me ser. Pulsen går ned, musklane slappar av, og me kjenner oss rolegare. Ein studie synte både fysiologisk og psykologisk reduksjon i negativ affekt og stress når deltakarane fekk sjå på natur i staden for urbane områder.

Så kan SRT og ART forsterka kvarandre? Heilt klart. Dei to teoriane forklarer to sider av same sak. Stress og merksemd heng saman. Når me er stressa, er det vanskeleg å halda fokus. Og når merksemda er svekka, kjennest kvardagen meir krevjande. Stephen Kaplan peika sjølv på dette og argumenterte for å sjå dei to perspektiva i samanheng.

I Evoka tenkjer me at ro i kroppen gjer det lettare for tankane å få påfyll. Og når tankane får påfyll, er det lettare å kjenna seg roleg. Naturen kan dermed verka frå begge sider samstundes. For oss er lokasjon og omgjevnadar ikkje berre eit praktisk spørsmål. Det er ein del av prosessen og metoden vår. Når me planlegg ei samling går me gjennom til dømes:

•  Kva skal me oppnå og korleis skal me jobba?

•  Kvar kan gruppa koma seg bort, gjerne nær natur?

•  Kor mykje tid treng samtalane for å gå i djupna?

•  Korleis kan me veksla mellom arbeid og pausar som gjev påfyll?

Når omgjevnadane gjer noko av jobben

Gode samtalar handlar ikkje berre om metodar og gode spørsmål. Dei handlar også om kvar me er, og korleis me har det når me møtest. Når kroppen får ro og merksemda får påfyll, får me overskot til å lytta, vera nysgjerrige og tenkja nytt saman.

Leiargruppa reiste heim med ei felles retning. Me trur ikkje det var tilfeldig. Naturen gjorde ikkje jobben åleine, men han gav betre føresetnader for at me kunne gjera han saman. Så kanskje er det verdt å stilla seg sjølv eit spørsmål før neste viktige samtale.

Kvar bør me vera for å få det beste ut av kvarandre?

Kjelder

•   Kaplan, R. og Kaplan, S. (1989). The Experience of Nature: A Psychological Perspective. Cambridge University Press.

•   Kaplan, S. (1995). The restorative benefits of nature: Toward an integrative framework. Journal of Environmental Psychology, 15, 169–182.

•   Ulrich, R. S. mfl. (1991). Stress recovery during exposure to natural and urban environments. Journal of Environmental Psychology, 11, 201–230.